In einer kürzlich durchgeführten LinkedIn-Umfrage haben wir gefragt:

„Kennst du jemanden, bei dem der Betriebsprüfer in der Vergangenheit Einsicht in die Verfahrensdokumentation verlangt hat?“

Das spannende Ergebnis:

• 56 % der Teilnehmenden antworteten mit „Ja“
• 44 % mit „Nein“

Mehr als die Hälfte der abgestimmten Fachleute hat erlebt, dass bei der Betriebsprüfung die Verfahrensdokumentation verlangt wurde. Das zeigt eindeutig: Wegducken ist mittlerweile zum riskanten Glücksspiel geworden. Schon lange ist die Verfahrensdokumentation keine Theorie mehr, keine reine Pflichterfüllung. Die einen Unternehmen interpretieren das als Druck. Dabei liegt genau hier eine große Chance.

Verfahrensdokumentation – mehr als nur ein Pflichtthema

Viele Unternehmen erleben die Verfahrensdokumentation zunächst als formale Anforderung. Doch wer sich näher damit befasst, erkennt schnell: Unternehmen profitieren von zukunftsweisenden Mehrwerten. Die gesamte Unternehmensstruktur, die Sauberkeit und Transparenz der Prozesse, die Sicherheit und Zeitersparnis bei Betriebsprüfungen – eigentlich sollte niemand die Unternehmen zwingen müssen. Die Unternehmen müssten aus wirtschaftlichen Motiven selbst das Thema angehen.

Die Verfahrensdokumentation bildet ein Fundament, auf dem jede Menge Mehrwerte aufgebaut werden können. Wir sehen folgende Argumente als Top 5:

1. Klarheit über Prozesse schaffen
    Die Dokumentation macht sichtbar, wie Belege entstehen, weiterverarbeitet und archiviert werden. Das hilft nicht nur Dritten – sondern auch dem Unternehmen selbst, um Abläufe zu optimieren und Verantwortlichkeiten zu klären.
2. Struktur statt Improvisation
    Wenn es darauf ankommt, liegt alles bereits strukturiert vor. Kein hektisches Suchen, kein „Ad-hoc-Zusammenstellen“ von Unterlagen – sondern ein souveräner Überblick über alle steuerrelevanten Prozesse.
3. Professioneller Auftritt gegenüber Dritten
    Ob bei einer Betriebsprüfung, im Gespräch mit Berater:innen oder bei der Digitalisierung von Prozessen – eine gut gepflegte Verfahrensdokumentation zeigt: Dieses Unternehmen arbeitet professionell, transparent und verantwortungsbewusst.
4. Wertvolles internes Wissensdokument
    Gerade in Zeiten von Personalwechseln oder wachsender Komplexität hilft die Verfahrensdokumentation, Wissen im Unternehmen zu halten und neue Mitarbeitende schneller einzuarbeiten.
5. Basis für Automatisierung und Digitalisierung
    Die klare Beschreibung von Prozessen bildet oft den ersten Schritt zu mehr Effizienz durch Automatisierung – sei es bei der Belegerfassung, Rechnungsverarbeitung oder Archivierung.

Bereit für die Betriebsprüfung – ein netter Nebeneffekt

Wie die Umfrage zeigt, passieren Nachfragen bei Betriebsprüfungen häufiger als viele Unternehmen denken. Insbesondere dann, wenn immer mehr Betriebsprüfungen digital und somit schneller und effizienter stattfinden. Wer vorbereitet ist, spart sich viel Zeit und Nerven. Und wenn es ganz schlecht läuft, kann es sogar richtig teuer werden. Viel wichtiger allerdings ist:

Die Verfahrensdokumentation ist in erster Linie ein Werkzeug für das Unternehmen selbst – nicht nur für den Prüfungsfall.

Fazit: Verfahrensdokumentation – die einfachste Art, vorbereitet UND erfolgreicher zu sein

Das Ergebnis unserer Umfrage hat deutlich gemacht: Auch wenn viele Geschäftsleitungen unternehmerisches Roulette spielen und hoffen, dass der Prüfungskelch vorbeigereicht wird – die Realität sieht anders aus. Es wird geprüft, es wird nach der Verfahrensdokumentation verlangt, und die Tendenz lautet: Es passiert immer häufiger.

Auf der anderen Seite erleben wir in der Wirtschaft gewaltige Umbrüche: Digitalisierungswellen, agile Prozesse, fast täglich eine KI-Revolution – nie waren Unternehmen stärker gefordert, sich für die Zukunft resilient und dynamisch aufzustellen. Das alles bedeutet aber auch: Nie zuvor hat es sich mehr gelohnt, eine lebende Verfahrensdokumentation zu erstellen als heute. Prüfungs- und Zukunftssicherheit mit einem Dokument, das sogar als Tool für Mitarbeitende an jedem einzelnen Tag im Büro Mehrwerte schafft.

Wer wartet, wird abgehängt. Wer jetzt loslegt, kann nur profitieren.