Andreas Gaebler ist gelernter Steuerfachangestellter, hatte im Studium Berührungspunkte mit Compliance-Themen, hat sich danach zum zertifizierten KI-Manager ausbilden lassen und arbeitet seit 2020 bei der Kanzlei Schröder & Partner. Ein Vorfall bei einem der Mandanten brachte ihn zum Thema Notfallakte. Dabei handelt es sich um ein umfassendes Dokumentationssystem, das alle relevanten beruflichen wie privaten Informationen und Dokumente einer Person an einem zentralen Ort speichert.

Zu Beginn mühten Andreas Gaebler und sein Team sich noch mit Excel und Word ab. Schließlich kontaktierten sie die hsp, um eine dynamische und intelligente Softwarelösung zu erhalten – mit Erfolg. Doch über die Jahre hat sich herausgestellt, dass der Name „Notfallakte“ nicht ganz passt. Denn der digitale Datentresor hilft nicht nur bei Notfällen, sondern in vielen verschiedenen Lebenssituationen. Eine Kollegin oder eine Führungskraft kann auf unterschiedlichste Art nicht mehr verfügbar sein. Das geht schon bei einer kurzen Grippeinfektion los, während im Terminkalender ein wichtiger Kundentermin oder eine Geschäftsreise steht.

Was genau ist eine digitale Vorsorgeakte?

Die digitale Vorsorgeakte wird mithilfe der hsp-Software Opti.Tax und dem Modul Dokumentation erstellt. Darin enthalten ist die Projektart „Digitale Vorsorgeakte“, die auf Bestellung einmalig kostenfrei freigeschaltet wird. Jede angelegte Akte kostet nur 10 Euro monatlich. Für diesen Betrag dürfen Unternehmen erhebliche Mehrwerte erwarten. Bei der Akte selbst handelt es sich um ein verschlüsseltes Paket, das wie ein digitaler Aktenschrank funktioniert. In diesem Aktenschrank stehen thematisch getrennte Ordner. In jedem dieser Ordner befinden sich wichtige Informationen und Dokumente.

Dazu gehören beispielsweise:

• Versicherungsunterlagen: alle relevanten Versicherungen, einschließlich Kranken-, Lebens- und Haftpflichtversicherungen
• Bankverbindungen: Informationen zu Konten, Daueraufträgen und Kreditkarten
• Vollmachten: Dokumente, die festlegen, wer im Falle eines Ausfalls Entscheidungen treffen darf
• Vermögenswerte: eine Übersicht über Immobilien, Wertanlagen und sonstige Vermögenswerte
• Digitale Nachlässe: Passwörter und Zugangsdaten für Online-Konten

Darüber hinaus können berufliche Aspekte bis ins Detail hinterlegt werden, etwa laufende Prozesse, Vertretungsregelungen, Fachwissen zu bestimmten Themen usw. Andreas betont, dass die digitale Vorsorgeakte sämtliche Informationen, Daten und Dokumente enthalten sollte, um bei Ausfall einer Person das gesamte private und berufliche Umfeld abzusichern. Alles Wichtige soll griffbereit und geregelt sein – gerade dann, wenn das Umfeld emotional aufgewühlt oder gestresst ist.

Experte: digitale Vorsorgeakte ist für jede Person sinnvoll

Viele Unternehmen legen bereits Vorsorgeakten oder zumindest grundsätzliche Dokumente für Führungskräfte oder Personen mit Herrschaftswissen anlegen. Deren Ausfälle hätten häufig erhebliche Konsequenzen bis hin zur Gefährdung des Unternehmens. Der Fall, der bei Andreas das Thema auf die Agenda gebracht hat, war eine schwere Krankheit des Mitarbeiters eines Mandanten. Dieser hatte das gesamte Steuerwissen der Firma besessen. Mit enormem Aufwand und viel Schmerz konnte das Unternehmen gerettet werden.

Allerdings muss es gar nicht so dramatisch werden, damit die Vorteile der Vorsorgeakte greifen. In Wahrheit, so Andreas, sollte jede Person eine digitale Vorsorgeakte anlegen und pflegen – unabhängig von ihrer Position oder ihrem Lebensstil. Der Fachmann teilt dabei ein persönliches Beispiel, das den Nutzen der Vorsorgeakte verdeutlicht. Er erinnert sich an seine Scheidung mit allem, was das Ganze kompliziert macht – inklusive Eigentum, Kind und Geld. Ist eine digitale Vorsorgeakte vorhanden, kann man jederzeit digital und bequem auf sämtliche Dokumente und Informationen zugreifen. Alle benötigten Unterlagen sind an einem Ort.

Vorteile der digitalen Vorsorgeakte: 

• Effizienz: schneller Zugriff auf alle wichtigen Informationen erleichtert Entscheidungsfindungen
• Transparenz: klare Übersicht über alle persönlichen und finanziellen Angelegenheiten
• Beruhigung: das Wissen, dass alles gut organisiert und für alle Fälle bereit ist
• Flexibilität: die Möglichkeit, die Akte an persönliche Lebenssituationen anzupassen

Überzeugende Argumente für Unternehmensleitungen 

Verständlicherweise haben viele Menschen Vorbehalte gegenüber Themen, die den Schutz vor schwierigen Situationen betreffen. Schließlich möchte sich niemand freiwillig mit solchen Momenten beschäftigen. Wie wir aus dem privaten Bereich wissen, schützt Verdrängung nicht vor diesen Momenten. Sind Sie in der Geschäftsleitung, so müssen Sie lediglich abwägen: Wie hoch ist Ihr Aufwand gegenüber den Belastungen, die eintreten könnten?

Die haben die Wahl: Sie können mit der Software die Vorsorgeakten selbst erstellen. Die hsp bietet ausführliche Schulungen an, danach sind Sie fit – und die Software hilft ebenfalls bei der Erstellung. Oder Sie geben das Ganze komplett an Ihre Steuerkanzlei ab. Damit hätten Sie den Vorteil der Moderation durch eine externe Stelle, die das Projekt für Sie im Blick behält.

Andreas betont dabei, dass niemand Angst vor der Erstellung der Vorsorgeakte haben muss. Schließlich geschieht dies Schritt für Schritt. Es sei nicht notwendig, sofort alles zu wissen oder zu sammeln. Die digitale Vorsorgeakte sollte als eine Art Lebensbegleiter betrachtet werden, der mit der Person wächst und sich regelmäßig anpasst.

Eine Frage der Verantwortung

Für Unternehmen jeder Größe ist die digitale Vorsorgeakte eine sinn- und verantwortungsvolle Investition. Personalausfälle können jederzeit geschehen und drastische Auswirkungen haben, während die Absicherung sofort umgesetzt werden kann. Gerade bei Ausfällen von geschäftsführenden und ähnlichen Personen stehen Arbeitsplätze auf dem Spiel. So können z. B. Unterbrechungen von Lieferketten zu Produktionsausfällen bei Partnerunternehmen und zu Regressansprüchen führen. Auf der Gegenseite können Unternehmen ihren Mitarbeitenden die digitale Vorsorgeakte als Benefit anbieten. Denn nicht nur die Unternehmen profitieren davon, sondern auch die Mitarbeitenden und ihre Angehörigen.

Doch was, wenn Sie Ihre Steuerkanzlei mit der Erstellung der digitalen Vorsorgeakte beauftragen möchten – und diese bietet das Produkt nicht an? Kanzleien wie Schröder & Partner bieten die Vorsorgeakte auch Nicht-Mandanten an. Die Unternehmen müssen nicht gleich mit Sack und Pack zur Kanzlei wechseln, sondern können ausschließlich die Vorsorgeakte umsetzen lassen.

Fazit: hohe Sicherheit für Unternehmen zum fairen Preis

Alle wichtigen Informationen werden an einem sicheren Ort aufbewahrt. Wer wann auf welche Informationen Zugriff erhält, kann individuell festgelegt werden. Unternehmen schützen so ihre Prozessketten und Geschäftsbeziehungen in alle Richtungen.

Die digitale Vorsorgeakte bietet viel Schutz für wenig Geld. Mitarbeitende, Kolleginnen und Kollegen, Vorgesetzte und Geschäftsleitung, sogar Angehörige und Geschäftspartner – alle werden entlastet und abgesichert. Es lohnt sich also, die Vorsorgeakte zumindest einmal genauer unter die Lupe zu nehmen.