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Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich in Deutschland Realität. Doch viele Unternehmen sind noch nicht vollständig auf die Umstellung vorbereitet. Diese bedeutende Neuerung betrifft Unternehmen jeder Größe – vom Großkonzern bis zum kleinen Vermieter. Um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen bereit ist, empfiehlt sich eine strukturierte Herangehensweise. Der „Quick Check E-Rechnung“ der hsp, ein Bestandteil des Opti.Tax-Moduls Dokumentation, unterstützt Sie dabei, Ihre Prozesse zu analysieren und notwendige Anpassungen zu identifizieren.
Mit dem Quick Check E-Rechnung hat Stefan Dreßler, Wirtschaftsprüfer bei Maier + Knott, ein standardisiertes Tool entwickelt, das Ihnen hilft, den Status Quo Ihrer Prozesse zu erfassen. In Zusammenarbeit mit hsp, deren Software Opti.Tax bereits erfolgreich im Einsatz ist, entstand der Quick Check, der systematisch alle Informationen und Prozesse abfragt, die Sie für die Einführung der E-Rechnung benötigen.
Eine umfassende Prozess- und Verfahrensdokumentation ist dabei essenziell, um langfristig die Anforderungen der E-Rechnungspflicht zu erfüllen.
Prozess- und Verfahrensdokumentation essenziell
Die Einführung der E-Rechnung sollte auf einer Prozess- und Verfahrensdokumentation basieren. In einer Verfahrensdokumentation werden sämtliche relevanten Abläufe – von der Erstellung bis zur Archivierung der Rechnungen – festgehalten. So können Sie sicherstellen, dass Ihre E-Rechnungen den Anforderungen der Finanzverwaltung entsprechen und unveränderbar, authentisch und maschinenlesbar archiviert werden.
Worum geht’s bei der E-Rechnungspflicht?
Ab dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht für B2B-Transaktionen. Unternehmen müssen dann Rechnungen in einem strukturierten, elektronischen Format ausstellen, übermitteln und archivieren. Betroffen sind alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe – vom kleinen Betrieb bis zum Großkonzern. Die E-Rechnung muss maschinenlesbar, authentisch und unveränderbar sein und den Vorgaben der Finanzverwaltung entsprechen. Die Pflicht soll die Effizienz und Transparenz im Rechnungswesen erhöhen.
Systematische Analyse mit dem Quick Check E-Rechnung
Der Quick Check E-Rechnung ermöglicht es, alle notwendigen Schritte zur Umstellung auf die E-Rechnung zu identifizieren und Klarheit über die neuen Anforderungen zu gewinnen. Mit diesem Tool können Sie die E-Rechnungspflicht gezielt umsetzen und Ihr Unternehmen schrittweise in die Digitalisierung führen.
Die E-Rechnungspflicht als Chance
Die Umstellung auf die E-Rechnung ist mehr als eine Pflicht – sie ist eine Chance, Ihre Prozesse zu modernisieren und effizienter zu gestalten. Der Quick Check E-Rechnung bietet Ihnen eine klare Orientierung und bereitet Sie optimal auf die Umstellung vor.
Für die Umsetzung der E-Rechnungspflicht müssen folgende Punkte beachtet werden:
- Anpassung der Prozesse: Die internen Abläufe zur Erstellung, Übermittlung und Archivierung von Rechnungen müssen an das neue strukturierte Format angepasst werden.
- Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit: Die E-Rechnung muss authentisch, unverändert und maschinenlesbar bleiben.
- Aufbewahrungspflichten: E-Rechnungen müssen in unveränderbarer Form archiviert werden, um eine spätere maschinelle Auswertung zu ermöglichen.
- Übergangsregelungen: Bis 2027 gelten Übergangsfristen, in denen bestimmte andere Formate weiterhin akzeptiert werden können.
Fazit: sorgfältige Vorbereitung entscheidend für 2025
Die E-Rechnungspflicht ist eine Chance, Prozesse mit digitalen Lösungen zu optimieren. Mit dem Quick Check E-Rechnung und einer sorgfältigen Verfahrensdokumentation können Sie Ihr Unternehmen zukunftssicher aufstellen und von einer medienbruchfreien Rechnungsstellung profitieren.
So checken Unternehmen, was sie für die E-Rechnung brauchen | mit Stefan Dreßler
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