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Ab dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die neue Meldepflicht für elektronische Kassensysteme. Unternehmen, die mit mehreren Kassensystemen arbeiten, stehen vor großen Herausforderungen. Wie bereiten sich die Betroffenen auf die neue Regelung vor?
Auf die deutschen Unternehmen mit Kassensystemen kommt ein bürokratisches Ungetüm zu. Die neue Meldepflicht kommt. Gemäß dieser gesetzlichen Änderung müssen Unternehmen künftig jede einzelne Kasse registrieren und melden. Zusätzlich sind bei jeder Änderung an den Kassensystemen – sei es die Hinzufügung, Entfernung oder Modifikation einer Kasse – alle verbleibenden Kassensysteme erneut zu erfassen und an die Finanzverwaltung zu melden.
Mit der neuen Meldepflicht warten auf die Unternehmen mit elektronischen Kassensystemen einige Herausforderungen. Besonders gewichtig sind drei Themen:
- Höherer Verwaltungsaufwand: Unternehmen müssen jedes einzelne Kassensystem nicht nur einmalig vollständig erfassen und melden, sondern bei jeder Änderung. Dies erfordert vom Unternehmen eine saubere Verwaltung. Je mehr Kassen vorhanden sind, desto höher der Aufwand fürs Unternehmen.
- Fehleranfälligkeit: Bei Elster besteht keine Möglichkeit, die Kassendaten einmal zu hinterlegen und bei Änderungen anzupassen. Dadurch erhöht sich das Risiko, dass bei erneuten Dateneingaben Fehler passieren. Ob Absicht oder nicht, fehlerhafte Angaben können zu Problemen mit den Finanzbehörden führen.
- Versäumnisrisiko: Die Meldepflicht gilt sowohl für Unternehmen, die neue Kassensysteme einführen, als auch für jene, die bestehende Systeme verändern. Darüber hinaus müssen bei Abschaffung einer Kasse alle verbleibenden Kassen erneut gemeldet werden.
Ohne Softwarehilfe drohen Fehler – und Strafen
Alles aktuell halten, jede Änderung zeitig und sauber übermitteln, dabei die Arbeits- und Verwaltungsaufwände geringhalten – gerade für kleine Unternehmen eine enorme Herausforderung. Und große Unternehmen haben mit ungleich komplexeren Szenarien zu kämpfen. Abhilfe schafft da die richtige Software, mit der Kassen erfasst und verwaltet werden können. Gleichzeitig sollte die Lösung in der Lage sein, die Daten sicher an die Finanzverwaltung zu übermitteln.
Ersteres beherrscht die Kassenlösung der hsp Opti.Tax Kassenführung. Dort können Kassen hinterlegt und die Kassendaten komfortabel gepflegt werden. Mit der Änderung der Meldepflicht hat das Entwicklungsteam der hsp die Funktion hinzugefügt, dass Nutzer:innen die aktuellen Kassendaten mit einem Rutsch an die Behörden übermitteln können. Ändert sich etwas, muss nur die Änderung in der Software erfasst bzw. vorgenommen werden. Ein erneutes Erfassen aller Kassendaten ist nicht notwendig.
Die Vorteile von Opti.Tax mit dem Modul Kassenführung für alle Unternehmen mit elektronischen Kassensystemen liegen auf der Hand:
- Übersichtlich: Opti.Tax Kassenführung ermöglicht es Unternehmen, alle Kassensysteme zentral zu erfassen. Die Daten bleiben gespeichert, solange die Lizenz aktiv ist.
- Zeitsparend: Jede Kasse wird einmalig in der Software eingetragen. Nur Daten, die sich ändern, werden bearbeitet. Die Übermittlung ist in Sekunden erledigt.
- Sicher: Die hsp bringt viel Erfahrung mit, wenn es um die sichere Übermittlung von sensiblen Daten an die Finanzverwaltung geht.
Fazit: Meldepflicht zuverlässig umsetzen mit Opti.Tax Kassenführung
Die neue Meldepflicht für Kassensysteme ab 2025 stellt Unternehmen vor große Herausforderungen. Mit der Software Opti.Tax Kassenführung erhalten Unternehmen eine Lösung, die ihnen bei Erfassung, Pflege und Übermittlung von Kassendaten zuverlässig den Rücken freihält.
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