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Immer wieder kommt es vor, dass ich Steuerberater zum Mandanten begleite, um Projekte durchzuführen. Vor einigen Wochen war es wieder so weit. Wir hatten die Aufgabe, die aktuellen digitalen Prozesse zu prüfen und zu optimieren, um das digitale Chaos von vielen verschiedenen Systemen zu beseitigen und Medienbrüche abzuschaffen. So weit, so gut.
Allerdings ist das gar nicht die eigentliche Geschichte. Das Unternehmen befindet sich aktuell in schwerem Fahrwasser. Das Gründerteam ist nicht mehr komplett und mit dem Ausscheiden eines Gründers geht auf einmal viel Wissen verloren. Nicht nur Know-how über Softwaresysteme, sondern auch wichtige Zugänge.
· Welcher Benutzer hat welche Rechte?
· Wo liegen welche Daten?
· Wo sind die Zugangsdaten?
Es gibt viele gute Gründe, um sich abzusichern
Hätte man doch nur das alles mal dokumentiert. Aber für Hätte, Wäre und Könnte war es etwas zu spät. Ob nun in einer ausführlichen Prozessdokumentation oder einer digitalen Notfallakte: Es muss ja nicht immer eine schwere Krankheit oder Tod sein, was dazu führt, dass Daten und Informationen verloren gehen. Es kann auch ein Streit sein. Oder ein plötzlicher Arbeitsplatzwechsel. Auch längere Elternzeiten, plötzliche Ereignisse bei Schwangerschaften oder Sabbaticals können dazu führen, dass wichtige Informationen fehlen. Und dann gibt es noch den klassischen Fall von unerwarteten Kündigungen, die das Unternehmen überraschend treffen.
Außerdem weiß ich aus eigener Erfahrung als Unternehmer: Wissensmanagement ohne Dokumentation ist äußerst anfällig. Allein schon ein Missverständnis beim Befragen der Person mit Wissenshoheit, ein Versprecher oder Verhörer, kann zu Fehlern im Prozess führen. Auch kann bei Wissenstransfer auf den letzten Drücker, etwa bei hoher Arbeitsbelastung oder kurzfristig eintretenden Ausfällen, vieles einfach vergessen werden. Dahinter muss keine böse Absicht oder schlechte Arbeit stecken. Es ist ganz normal, dass Menschen unter Zeitdruck Fehler machen. In all diesen Situationen wird klar, wie wichtig eine gründliche Dokumentation ist.
Sorglosigkeit kann teuer werden
Mein Fazit: Die Ereignisse dieser intensiven Woche haben mir eindrücklich gezeigt, wie wichtig eine umfassende Dokumentation und eine digitale Notfallakte sind. Ohne diese können Unternehmen schnell in ernsthafte Schwierigkeiten geraten, wenn wichtige Teammitglieder insbesondere mit Hoheitswissen ausscheiden. Als Unternehmer kann ich jeder Kollegin und jedem Kollegen nur empfehlen, für jede Schlüsselperson – insbesondere Personen in der Geschäftsleitung, Führungskräfte und Fachpersonen – eine digitale Notfallakte anzulegen, um im Ernstfall abgesichert zu sein. Dabei sollte sichergestellt werden, dass alle relevanten Daten und Zugänge dokumentiert sind, um den Geschäftsbetrieb nahtlos fortführen zu können. Eine präventive Maßnahme, die in jedem Unternehmen umgesetzt werden sollte, um die Sicherheit und Kontinuität im Notfall zu gewährleisten.
Wissen speichern, Unternehmen schützen
Weshalb ist die Notfallakte für Unternehmen essenziell? Welche Mehrwerte dürfen Sie erwarten? Und wie entsteht eine digitale Notfallakte?
Wir haben für Sie die wichtigsten Fragen und Antworten gesammelt.
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