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Kaum ein Mensch ist vollkommen zufrieden mit seiner Arbeit. Insbesondere angestellte Personen fühlen sich häufig ungesehen und hilflos. In vielen Fällen stauen sich Frust und Unverständnis über Monate und Jahre auf – nicht selten mit unschönen Konsequenzen für alle Beteiligten. Dabei ist Frust lediglich ein Zeichen angestauter Ideen, wie es besser laufen könnte. Davon können und sollten Unternehmen profitieren.
Person A beginnt jeden Tag mit derselben Routine. Sie erledigt eine Vielzahl von Aufgaben, um ihren Job zu erfüllen. Die Arbeit an sich ist für sie in Ordnung, doch es gibt eine bestimmte Tätigkeit, die sie zunehmend frustriert. Jeden Morgen steht sie vor der gleichen Herausforderung, und jedes Mal denkt sie: „Wenn diese Aufgabe doch nicht so umständlich und nervig wäre!“ Die Motivation nimmt von Tag zu Tag ab, ihre Stimmung verschlechtert sich zunehmend. Dennoch beißt sie die Zähne zusammen und quält sich durch die Aufgabe, weil sie erledigt werden muss.
Doch warum unternimmt Person A nichts, um diese Situation zu ändern? Im Grunde genommen hat sie bereits die intrinsische Motivation, etwas verbessern zu wollen. Sie erkennt das Problem und spürt den Wunsch nach Veränderung. Allerdings existieren einige Hindernisse, die sie davon abhalten, aktiv zu werden. So könnte es sein, dass sie gar nicht weiß, wie sie den Veränderungsprozess anstößt. Oder sie fürchtet möglicherweise die Reaktion ihrer Kolleginnen und Kollegen oder Vorgesetzten, da diese sich sträuben könnten, ihre Gewohnheiten à la „wir haben das immer so gemacht“ über Bord zu werfen. Eventuell glaubt sie auch, dass ihre Idee nicht bedeutend genug sein könnte, um Gehör zu finden.
Theoretische Abläufe sind wertlos, wenn sie nicht gelebt werden
Diese innere Zerrissenheit führt dazu, dass sie in ihrer Unzufriedenheit verharrt. Sie möchte etwas ändern, fühlt sich jedoch mit ihren Zweifeln und Hürden alleingelassen und unsicher. Hier stellt sich die Frage: Mit wem könnte Person A sprechen? Wer könnte ihr helfen, ihre Idee in die Tat umzusetzen? Eine Möglichkeit wäre, mit einer Vertrauensperson im Unternehmen zu sprechen. Das könnte eine Kollegin sein, die ähnliche Erfahrungen gemacht hat, oder jemand aus einer anderen Abteilung, der einen frischen Blick auf die Situation werfen kann. Auch direkte Vorgesetzte könnten Ansprechpersonen sein, sofern das Vertrauensverhältnis stimmt und Offenheit für neue Ideen besteht.
Ein weiterer Ansatz wäre die Einbindung von spezialisierten Fachpersonen aus Bereichen wie Prozessanalyse oder Prozessmanagement. Diese Rollen sind oft dafür zuständig, Abläufe im Unternehmen zu optimieren, und stehen neuen Vorschlägen offen gegenüber. Es reicht allerdings nicht, dass diese Personen einfach irgendwo im Unternehmen existieren. Weiß Person A überhaupt von diesen Anlaufstellen? Und falls ja, wie kann sie diese erreichen?
Zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende bringt viele Vorteile
Um sicherzustellen, dass Person A sich selbst orientieren und zur Lösung finden kann, muss ein zentraler Ort existieren, wo sämtliche Prozesse und Personen eines Unternehmens hinterlegt sind. Bestenfalls muss dieser Ort durchsuchbar sein und ständig aktuell gehalten werden. Dieser Ort lautet „lebende Prozessdokumentation“. Beim oben beschriebenen Szenario wird mehr als deutlich, wie wichtig eine gut strukturierte und zugängliche Prozessdokumentation ist. Wenn das Unternehmen über eine solche Dokumentation verfügt und diese leicht erreichbar ist, kann Person A selbstständig recherchieren. Sie kann den betreffenden Prozessschritt nachlesen, Verantwortlichkeiten identifizieren und möglicherweise sogar direkt Feedback geben.
Mit feedbackfreundlichen Strukturen zu besseren Prozessen
Statt in festgefahrenen Strukturen zu verharren, sollten Unternehmen kontinuierliche Verbesserung fördern – mit folgenden Maßnahmen:
- Leicht erreichbare Prozessdokumentation: Unternehmen sollten ihre Dokumentation nicht in irgendeiner digitalen Schublade verstecken, die niemand kennt. Stattdessen muss sie als Wissenszentrale für alle Mitarbeitenden zugänglich und verständlich sein. Ein zentrales, strukturiertes System hilft dabei, Transparenz zu schaffen und die Eigeninitiative der Mitarbeitenden zu fördern.
- Klare Ansprechpersonen für Prozessoptimierung: Unternehmen sollten klar und deutlich festlegen, wer für welchen Prozess verantwortlich ist. Durch die Benennung von Prozessverantwortlichen oder -manager:innen wissen Mitarbeitende, an wen sie sich wenden können. Diese Personen sollten geschult sein, um konstruktives Feedback aufzunehmen und Veränderungen zu initiieren.
- Offene Kommunikationskultur: Eine Unternehmenskultur, die Ideen und Feedback willkommen heißt, ist essenziell. Mitarbeitende sollten ermutigt werden, ihre Gedanken zu teilen, ohne Angst vor negativen Konsequenzen haben zu müssen. Regelmäßige Meetings, Workshops oder digitale Plattformen können den Austausch erleichtern.
- Unterstützung bei der Umsetzung von Ideen: Nicht jede Idee kann sofort umgesetzt werden. Allerdings sie sollte zumindest gehört und geprüft werden. Prozesse zur Bewertung und Implementierung von Verbesserungsvorschlägen helfen dabei, sinnvolle Änderungen effektiv einzuführen.
Wenn Person A von diesen Möglichkeiten wüsste und Zugang zu diesen Ressourcen hätte, würde sie sich eingeladen fühlen, ihre Bedenken zu äußern. Sie würde aktiv an der Verbesserung ihres Arbeitsumfelds mitwirken und gleichzeitig ihre eigene Zufriedenheit steigern.
Fazit: Feedbackkultur als Motor für Unternehmen
Es ist wichtig zu erkennen, dass Mitarbeitende wie Person A meist tiefere Einblicke in die Prozesse haben als ihre Vorgesetzten. Schließlich arbeiten sie täglich an der Basis und kennen die Stärken und Schwächen der Prozesse genau. Ihre Perspektive kann entscheidend sein, um Effizienzsteigerungen zu erzielen und Innovationen voranzutreiben. Daher sollten Unternehmen Strukturen schaffen, die den Dialog fördern. Dies beginnt damit, Informationen des Unternehmens transparent bereitzustellen, und reicht bis zur Wertschätzung von Insights und Feedbacks der Mitarbeitenden. Nur so kann ein Umfeld entstehen, in dem jede Person motiviert wird, zum gemeinsamen Erfolg beizutragen.
Der Schlüssel zum nachhaltigen Erfolg liegt in der Zusammenarbeit. Nur wenn Person A eine Person B – sei es ein Kollege, eine Vorgesetzte oder ein Prozessmanager – findet und sich mit ihr austauscht, können Lösungen entstehen, die sowohl den Personen A und B als auch dem Unternehmen zugutekommen. Aus der ursprünglich empfundenen Frustsituation der Person A entsteht eine positive, motivierende Erfahrung, die den Prozess optimiert und das gesamte Team voranbringt. Es liegt in der Verantwortung des Unternehmens, die notwendigen Brücken zu bauen und den Weg für offene Kommunikation und kontinuierliche Verbesserung zu ebnen.
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