Container for the scroll indicator
(Will be hidden in the published article)
Manchmal tauchen Ideen auf, die einen fragen lassen: Warum gibt es das erst jetzt? Die digitale Notfallakte ist so eine Idee. Dabei handelt es sich um ein zentrales, existenzielles Dokument, das Unternehmen vor erheblichen Schäden und Schwierigkeiten bewahren kann. Wobei die Idee an sich nicht neu ist, jedoch der Ansatz, mit dem Notfallakte-Fachmann Andreas Gaebler und sein Team von der Berliner Kanzlei Schröder & Partner auf die hsp zugegangen ist. Im Gespräch mit Paul Liese hat er erzählt, was ihn antreibt und weshalb er sich gezielt mit der hsp eingelassen hat.
Andreas Gaebler ist gelernter Steuerfachangestellter, hatte im Studium Berührungspunkte mit Compliance-Themen, ließ sich danach zum zertifizierten KI-Manager ausbilden und ist seit 2020 bei der Kanzlei Schröder & Partner tätig. Er erzählt, dass die Idee für die Notfallakte ursprünglich aus einer herausfordernden Situation entstanden sei. Vor einigen Jahren meldete sich ein Mandant mit der Nachricht, ein wichtiger Mitarbeiter liege im Sterben. Bei dem Mitarbeiter handelte es sich um einen Angestellten mit Herrschaftswissen zu steuerrelevanten Prozessen.
Es folgte eine rudimentäre Informationsaufzeichnung mittels Word-Dokument, wobei diese Methode jedoch irgendwann an ihre Grenzen stieß. Über die folgenden Jahre wurde die Vorlage immer weiter ausgearbeitet und verfeinert. Schon in der Befüllung des Dokuments zeigten sich diverse Herausforderungen, etwa bei der Abstimmung mit den Mandanten. Zudem gestaltete es sich besonders schwierig, die Dokumente vernünftig auszuwerten.
Spezialisierte Software ist einer Office-Anwendung haushoch überlegen
So wie in vielen anderen Fachbereichen auch, starten viele Kanzleien ihre ersten Gehversuche bei der Notfallakte mit Office 365. Andreas merkt an, dass sein Team wohl kaum auf die hsp zugegangen wäre, hätte es mit Office funktioniert. Dabei möchte er kein Microsoft-Bashing betreiben, nur sind die häufig genannten Programme Word und Excel für ganz bestimmte Arbeitsbereiche spezialisiert. Bei allen anderen Themen sind sie nur der bereits auf dem Rechner installierte Notnagel. Eine Zweckentfremdung funktioniert niemals besonders effizient und bequem. Gerade die Notfallakte, so Andreas, sei ein Thema, an dem ein Mandant mal hier, mal dort arbeiten möchte. Da bietet sich eine spezialisierte Software an, die immer an der Stelle weitermacht, an dem der Mandant aufgehört hat.
Aber wieso ist der bzw. die Steuerberater:in die richtige Ansprechperson für die Notfallakte? Andreas merkt an, dass diese für weit mehr als nur das Unternehmen oder deren Verantwortliche Mehrwerte bringt. Stichwort erben und schenken: Verwandte, Familienangehörige sind in einem Trauerfall oftmals nicht in der Verfassung, sich um die ganzen Angelegenheiten zu kümmern, die eine Notfallakte abdeckt. Da ist dann oftmals der bzw. die Steuerberater:in die engste Vertrauensperson. Dieses Vertrauen kann zukünftig als Basis für Sparrings dienen.
Auch bei weniger drastischen Ausfällen von Schlüsselpersonen hilft die digitale Notfallakte
Es muss jedoch nicht immer das absolute Worst-Case-Szenario sein. So spricht Andreas auch positive Szenarien an, in denen eine digitale Notfallakte eingesetzt werden kann. Eine solche Situation kann beispielsweise eine längere Auszeit von Mitarbeitenden sein. Vertretende Personen können die digitale Notfallakte nutzen, um schnell einen Überblick über die relevanten Unternehmensbereiche zu erhalten.
Während des Gesprächs wird auch die Rolle der Steuerberaterin bzw. des Steuerberaters in diesem Kontext betont. Andreas Gaebler hebt hervor, dass Steuerberater:innen durch die digitale Notfallakte die Chance haben, langfristig mit dem Mandanten zu arbeiten und Vertrauen aufzubauen. Dies könne zu einer proaktiven Beratung führen und dazu beitragen, dass Steuerberater:innen besser auf die Bedürfnisse ihrer Mandanten eingehen kann.
»Unsere Mandanten sind überzeugt von der Notfallakte.«
Die digitale Notfallakte lässt Mandanten ruhiger schlafen
Paul möchte nun wissen, wer den größten Nutzen der gemeinsam entwickelten Software hat. Den größten Vorteil sieht Andreas Gaebler bei den Mandanten, da diese durch die digitale Notfallakte Sicherheit und einen klaren Überblick über mögliche Worst-Case-Szenarien erhalten würden. Dabei geht es nicht immer nur um die Geschäftsleitung oder Geschäftsführung. Auch leitende Angestellte können Wissensträger:innen sein, deren Ausfälle erhebliche Auswirkungen auf die Abläufe eines Unternehmens haben können.
Doch auch die Steuerberater:innen können von besser informierten Mandanten nur profitieren. Stabile Mandanten sind zuverlässige Mandanten. Zudem können mit der Erstellung einer digitalen Notfallakte langfristige Vertrauensverhältnisse aufgebaut werden. Mit der Notfallakte ist die Rolle des Steuerberaters nicht nur auf die Vergangenheit gerichtet, sondern auch eine proaktive Ausrichtung in die Zukunft einschließt. Andreas betont, dass Mandanten nicht nur historische Beratung wünschen, sondern sich vermehrt auf zukunftsorientierte Beratung fokussieren. Dies markiert einen Paradigmenwechsel, bei dem der Steuerberater dazu angehalten ist, nicht nur rückwärtszuschauen, sondern gemeinsam mit dem Mandanten Zukunftsstrategien zu entwickeln.
Thema Notfallakte: nicht nur für Steuerberater:innen geeignet
Ein weiteres spannendes Thema bildet die Integration dieser Lösung in die Arbeitsweise der Kanzlei. Andreas erzählt, dass seine Kanzlei bereits vor einigen Jahren begonnen habe, ihre Arbeitsweise zu verändern und Kapazitäten für innovative Projekte zu schaffen. Dabei sei auch bewusst darauf geachtet worden, nicht nur auf Steuerexpert:innen zu setzen, sondern auch auf Quereinsteigende mit Interesse und Lust auf das Thema.
Die Kanzlei verfolgt einen proaktiven Ansatz, um das Thema der Notfallakte erfolgreich an den Mandanten zu vermitteln. Bereits im Kennenlerngespräch werden potenziellen Mandanten die Existenz und Vorteile der digitalen Notfallakte aufgezeigt. Die Akte wird als Instrument präsentiert, das nicht nur in Notsituationen Sicherheit bietet, sondern auch eine Grundlage für eine langfristige Zusammenarbeit bildet. Durch diesen strategischen Ansatz positioniert sich die Kanzlei als Partner für die Gegenwart und die Zukunft des Mandanten.
Interesse an der Projektart „Digitale Notfallakte“?
Auf einer Übersichtsseite haben wir die wichtigsten Informationen zur digitalen Notfallakte für Sie zusammengestellt.
Gern zeigen wir Ihnen kostenlos und unverbindlich die Software in der Anwendung.
Hier geht’s weiter:
