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Manchmal tauchen Ideen auf, die einen fragen lassen: Warum gibt es das erst jetzt? Die digitale Notfallakte ist so eine Idee. Dabei handelt es sich um ein zentrales, existenzielles Dokument, das Unternehmen vor erheblichen Schäden und Schwierigkeiten bewahren kann. Wobei die Idee an sich nicht neu ist, jedoch der Ansatz, mit dem Notfallakte-Fachmann Andreas Gaebler und sein Team von der Berliner Kanzlei Schröder & Partner auf die hsp zugegangen ist. Im Gespräch mit Paul Liese hat er erzählt, was ihn antreibt und weshalb er sich gezielt mit der hsp eingelassen hat.
Andreas Gaebler ist gelernter Steuerfachangestellter, hatte im Studium Berührungspunkte mit Compliance-Themen, ließ sich danach zum zertifizierten KI-Manager ausbilden und ist seit 2020 bei der Kanzlei Schröder & Partner tätig. Er erzählt, dass die Idee für die Notfallakte ursprünglich aus einer herausfordernden Situation entstanden sei. Vor einigen Jahren meldete sich ein Mandant mit der Nachricht, ein wichtiger Mitarbeiter liege im Sterben. Bei dem Mitarbeiter handelte es sich um einen Angestellten mit Herrschaftswissen zu steuerrelevanten Prozessen.
Es folgte eine rudimentäre Informationsaufzeichnung mittels Word-Dokument, wobei diese Methode jedoch irgendwann an ihre Grenzen stieß. Über die folgenden Jahre wurde die Vorlage immer weiter ausgearbeitet und verfeinert. Schon in der Befüllung des Dokuments zeigten sich diverse Herausforderungen, etwa bei der Abstimmung mit den Mandanten. Zudem gestaltete es sich besonders schwierig, die Dokumente vernünftig auszuwerten.
Spezialisierte Software ist einer Office-Anwendung haushoch überlegen
So wie in vielen anderen Fachbereichen auch, starten viele Kanzleien ihre ersten Gehversuche bei der Notfallakte mit Office 365. Andreas merkt an, dass sein Team wohl kaum auf die hsp zugegangen wäre, hätte es mit Office funktioniert. Dabei möchte er kein Microsoft-Bashing betreiben, nur sind die häufig genannten Programme Word und Excel für ganz bestimmte Arbeitsbereiche spezialisiert. Bei allen anderen Themen sind sie nur der bereits auf dem Rechner installierte Notnagel. Eine Zweckentfremdung funktioniert niemals besonders effizient und bequem. Gerade die Notfallakte, so Andreas, sei ein Thema, an dem die zuständigen Mitarbeitenden eines Unternehmens mal hier, mal dort arbeiten möchten. Da bietet sich eine spezialisierte Software an, die immer an der Stelle weitermacht, an dem der oder die Mitarbeitende aufgehört hat.
Mit der Lösung, die die Berliner Kanzlei gemeinsam mit der hsp entwickelt hat, sind Unternehmen in der Lage, die digitale Notfallakte eigenständig zu erstellen und zu verwalten. Da stellt sich die Frage, wieso Andreas und sein Team mithelfen, ein solches Produkt zu realisieren. Macht sich die Steuerberatung da nicht überflüssig? Andreas betont, dass es ihm nicht um mehr Arbeit für die Kanzlei geht – sein Team hat mehr als genug zu tun. Viel mehr möchte er, dass sich seine Mandanten schützen. Denn fehlende Absicherungen sind wirtschaftliche Risiken, die am Ende die Mandanten gefährden.
Auch bei weniger drastischen Ausfällen von Schlüsselpersonen hilft die digitale Notfallakte
Andreas betont, dass die digitale Notfallakte für weit mehr als nur das Unternehmen oder deren Verantwortliche Mehrwerte bringt. Stichwort erben und schenken: Verwandte, Familienangehörige sind in einem Trauerfall oftmals nicht in der Verfassung, sich um die ganzen Angelegenheiten zu kümmern, die eine Notfallakte abdeckt. Unternehmen mit ausreichend Kapazitäten können das Thema Notfallakte selbst abbilden, während andere bei ihren Steuerberater:innen und Kanzleien die notwendige Unterstützung erhalten.
Ergänzen möchte Andreas, dass es nicht immer das absolute Worst-Case-Szenario sein muss, ehe die Notfallakte zum Tragen kommt. So spricht er auch positive Szenarien an, beispielsweise eine längere Auszeit von Mitarbeitenden. Vertretende Personen können die digitale Notfallakte nutzen, um schnell einen Überblick über die relevanten Unternehmensbereiche zu erhalten.
»Unsere Mandanten sind überzeugt von der Notfallakte.«
Die digitale Notfallakte lässt die Geschäftsführung ruhiger schlafen
Paul möchte von Andreas wissen, wer den größten Nutzen der gemeinsam entwickelten Software hat: die Unternehmen oder die Kanzleien? Den größten Vorteil sieht Andreas Gaebler bei den Unternehmen, da diese durch die digitale Notfallakte Sicherheit und einen klaren Überblick über mögliche Worst-Case-Szenarien erhalten würden. Dabei geht es nicht immer nur um die Geschäftsleitung oder Geschäftsführung. Auch leitende Angestellte können Wissensträger:innen sein, deren Ausfälle erhebliche Auswirkungen auf die Abläufe eines Unternehmens haben können.
Entscheiden sich Unternehmen dazu, mit ihren Steuerberatungen zusammenzuarbeiten, profitieren diese ebenfalls. Denn die Etablierung einer digitalen Notfallakte stabilisiert das Unternehmen und somit das Mandat. Zudem können langfristige Vertrauensverhältnisse auf- und ausgebaut werden. Mit der Notfallakte ist die Rolle des Steuerberaters nicht nur auf die Vergangenheit gerichtet, sondern auch eine proaktive Ausrichtung in die Zukunft einschließt. Andreas betont, dass Unternehmen nicht nur historische Beratung wünschen, sondern sich vermehrt auf zukunftsorientierte Beratung fokussieren. Dies markiert einen Paradigmenwechsel, bei dem Unternehmen ihre Steuerberater:innen dazu anhalten, nicht nur rückwärtszuschauen, sondern Zukunftsstrategien zu entwickeln.
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