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Das Interne Kontrollsystem (IKS) gehört zu den wichtigsten Sicherheitsnetzen eines Unternehmens. Dessen Erstellung muss sorgfältig und vollständig erfolgen. Dadurch stoßen Standard-Office-Programme wie Word und Excel an ihre Grenzen. Erstellung, Aktualisierung und Nutzung sind nur mit einer Spezialsoftware praktikabel. Zu den professionellen Tools, die seit Jahren von anspruchsvollen Kanzleien eingesetzt werden, gehört Opti.Tax. Als Entwicklungspartner für den IKS-Bereich bringt sich das Düsseldorfer Beratungsunternehmen Energiesozietät GmbH ein. Torsten Stockem ist Partner der Energiesozietät und Experte fürs IKS. Im Gespräch mit Paul Liese hat er ausgeführt, wieso er von der Softwarelösung der hsp überzeugt ist und welche Vorteile diese bei der Erstellung und Pflege eines IKS bietet.
Torsten ist Geschäftsführer und Partner der Energiesozietät und bringt langjährige Erfahrung im Bereich Compliance-Management mit. Er erklärt, dass sich sein Unternehmen entschieden hat, mit der hsp zusammenzuarbeiten, um die bisherigen softwareseitigen Möglichkeiten zu erweitern und ein voll integriertes System für das Interne Kontrollsystem zu erhalten. Paul betont die Bedeutung des IKS und des Tax Compliance Management Systems (TCMS) und wie diese sich vom traditionellen Ansatz unterscheiden, der sich oft nur auf steuerliche Prozesse konzentriert. Die Integration von Prozessmanagement und steuerlichen Themen stellt für Torsten einen wichtigen Schritt dar, um die Effizienz und Effektivität des Compliance-Managements zu verbessern.
Torsten nimmt dabei eine Frage von Paul an ihn auf, ob man mit Excel ein Internes Kontrollsystem abbilden könne. Die Antwort: bedingt und bis zu einem gewissen Grad, jedoch nicht optimal. Für einen IKS-Profi sei es wichtiger, ein zentrales System zu haben, über das alles gesteuert und überwacht werden kann. Dies nennt Torsten als den Hauptgrund, wieso sich die Energiesozietät entschieden hat, mit der hsp zusammenzuarbeiten.
Internes Kontrollsystem ist Bestandteil des Tax Compliance Management Systems
Üblicherweise setzen Steuerrechtler:innen auf die Handelsbilanz. Meist existiert ein geprüfter Jahresabschluss, somit sind die handelsrechtlichen Vorprozesse geprüft und damit auch ein mitgeprüftes IKS. Mit der spezialisierten Software ist es möglich zu entscheiden, wie tief man in das IKS und die GoBD-Fragen einsteigt. Manche Mandanten wünschten sich mehr Tiefe, manche weniger, so Torsten. Vorher wurden die Vorprozesse nicht hinterfragt. Dies sei jetzt möglich.
Paul möchte wissen, was der Unterschied zwischen dem Internen Kontrollsystem und dem Tax Compliance Management System (TCMS) ist. Torsten erklärt, dass das IKS ein Bestandteil des TCMS ist und die Basis bildet, ein TCMS leben zu können. Alle Fragen rund um die GoBD sind dem IKS vorgeschaltet. Einfach gesagt, ein IKS weist Geschäftsvorfällen Risiken und deren Eintrittswahrscheinlichkeiten zu und etabliert Kontrollmaßnahmen mit den entsprechenden Verantwortlichkeiten bestimmter Personen. In regelmäßigen Abständen wird geprüft, ob die Risiken eingetreten sind – und bei Eintritt wird korrigierend eingegriffen. Beim TCMS werden die Risiken und Häufigkeiten der Eintritte festgehalten und die mögliche Schadenshöhe und die Eintrittswahrscheinlichkeit berechnet.
In diesem Zusammenhang wird häufig von der Brutto-Netto-Methode gesprochen. Bei der Brutto-Methode wird hinterfragt, wie hoch das Risiko ist, wenn dem keine Kontrollmaßnahmen und Grundsätze entgegenstellt werden. Sind diese Maßnahmen etabliert, bleibt ein Restrisiko oder Nettorisiko übrig. Dann wird geschaut, ob das Nettorisiko so gering ist, dass es hingenommen werden kann, oder nicht.
Energiesozietät liefert Standardrisiken und erleichtert so die IKS-Erstellung
Die Energiesozietät liefert der hsp Standardrisiken, die die Nutzer:innen von Opti.Tax mit den Geschäftsvorfällen beim Mandanten verknüpfen können. Torsten erklärt, dass die von seiner Kanzlei bereitgestellten Standardrisiken branchenunabhängig sind. Den Hintergrund bilden die allgemeinen Praxishinweise bezüglich TCMS vom IDW, das bewusst allgemein gehalten wurde. Es wurde bewusst kein starres System hinterlegt, da die Unternehmen höchst unterschiedlich sind.
Entsprechend sind die Standardrisiken allgemein und für möglichst viele Branchen konzipiert. In der Software können die Risiken ausgewählt und angepasst werden, um den spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens gerecht zu werden. Entgegen den Standardrisken sind keine festen Kontrollmaßnahmen hinterlegt, sondern Erwartungshaltungen. Damit sind Empfehlungen gemeint, die als Mindeststandard zu verstehen sind. Jedes Unternehmen kann und sollte individuelle Anpassungen vornehmen, um die spezifischen Risiken effektiv zu managen.
Mit einem Anforderungskatalog können vorab bereits relevante Daten erfasst werden
Zwei Tage vor der Sendung schlug Torsten vor, zusätzlich zur Software einen Anforderungskatalog zur Verfügung zu stellen. Paul möchte wissen, wofür Berater:innen einen solchen Katalog benötigen. Torsten antwortet mit dem Überbegriff Pragmatismus. Es gehe ihm nicht darum, ein theoretisches Konstrukt zu schaffen, sondern ein Werkzeug, das ein Unternehmen im täglichen Geschäft voranbringt. Deshalb holt er zunächst einmal die Unterlagen vom Unternehmen ab und sammelt Informationen:
Gibt’s einen Unternehmenskodex hinsichtlich Steuern?
Gibt’s eine zentrale Steuerrichtlinie?
Gibt’s ein Steuerhandbuch?
Gibt’s Einzelsteuerrichtlinien?
Wie lief die letzte Betriebsprüfung und was waren die Findings?
Die Antworten auf diese und weitere Fragen werden gesammelt, um die Grundlage für das Projekt zu schaffen. Vorhandene Informationen können bereits zu diesem Zeitpunkt in Opti.Tax hinterlegt werden. So dient die Software als zentrale Plattform, wo sämtliche Elemente des IKS erweitert oder reduziert werden können. Beispielsweise kann es vorkommen, dass bestimmte Kontrollmaßnahmen gar nicht mehr benötigt werden.
Der Nachhaltigkeitsbericht nach ESRS wird die Kontrollmaßnahmen beeinflussen
Paul spricht das Thema Nachhaltigkeitsbericht und die European Sustainability Reporting Standards (ESRS) an. Künftig müssen neben finanziellen Überlegungen auch ökologische Aspekte in die Unternehmensführung miteinbezogen werden. Sollten Unternehmen ihre Überlegungen rund um das IKS erweitern und den Bereich Nachhaltigkeit hinzunehmen? Torsten bejaht dies und betont, dass es ihm um ein integriertes System geht. Steuerliche, betriebswirtschaftliche und weitere Themen werden in Opti.Tax gesteuert. Es gehe um das Datenmanagement sowie um die Verzahnung der Rechtsgebiete.
Nachhaltigkeit ist für Torsten primär kein steuerliches Thema, aber auch. Also muss das Thema ebenso mit den anderen Bestandteilen verzahnt werden. Dass mit Opti.Tax all diese Komponenten ineinandergreifen, sieht Torsten als einen großen Vorteil der Softwarelösung. Eine weitere Stärke von Opti.Tax stellen die Schnittstellen dar. So kann die Software nahtlos mit Vorsystemen wie SAP zusammenspielen, Daten ziehen und wieder zurückgeben. Dies, so Torsten, sei bei vielen anderen Softwarelösungen nicht gegeben.
Opti.Tax ermöglicht ein lebendiges wie erweiterbares IKS
Künftig werden nicht nur finanzielle Aspekte eine Rolle spielen, wenn es um den unternehmerischen Erfolg geht – darüber sind sich beide einig. Nicht nur die Shareholder, auch die Stakeholder erwarten immer mehr ein nachhaltiges Wirtschaften. Wie werde ich als Arbeitgeber wahrgenommen? All das wird in Zukunft eine immer größere Rolle spielen. Damit sollten sich Unternehmen schon jetzt beschäftigen, so Torsten, und nicht erst, wenn das Kind in den Brunnen gefallen sei.
Paul erläutert, wieso wir von der hsp aus dem Prozess heraus kommen. Wer das Risiko kennt, kann oder wird es nicht zwingend abstellen. Wenn ich aber im Prozess eine Schwachstelle sehe, komme ich rückwärts automatisch zum Risiko. Torsten stimmt dem zu und merkt an, dass die Prozesse nicht nur festgehalten werden sollten, sondern auch gelebt. Um sie leben zu können, müssen diese laufend gemonitort werden – das gehe mit Excel gar nicht. Entsprechend begeistert ist er vom Ansatz in Opti.Tax, Prozessschritte mit Einzelrisiken zu verknüpfen. Dies ist eine der neuen Funktionen, die bald kommen werden.
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