Die Anforderungen an Unternehmen steigen: Digitalisierung und Tax Compliance Management sind zentrale Themen, die aktiv angegangen und gelebt werden müssen. Vor deren Erstellung und Implementierung dient stets die Verfahrensdokumentation als Basis. Viele Tools zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation sind allerdings primär darauf ausgelegt, per Checkliste möglichst zeitsparend und rudimentär an ein Ziel zu kommen: die Pflichterfüllung. Dass Unternehmen mit so einer leblosen Dokumentation nicht weit kommen können, haben Leon Helmers und Annabell Wermter schnell feststellen müssen.

Leon Helmers berät als Geschäftsführer der di-Tra Consulting mit Sitz in Apen bei Leer (Ostfriesland), Niedersachsen, Mandanten einer Partnerkanzlei bei der digitalen Transformation. In seiner beruflichen Laufbahn hat er bereits mit vielen Softwarelösungen gearbeitet. Dabei hat er festgestellt, dass viele Werkzeuge nur die Mindestanforderungen erfüllen. So baute die ehemalige Verfahrensdokumentation-Software auf einem Fragebogensystem auf, um die Vorgaben des Finanzamts zu erfüllen. Doch echte Mehrwerte blieben aus: „Am Ende war es einfach nur ein Dokument. Klar, man musste es aktualisieren, aber es blieb reiner Text. Alles, was man zusätzlich einbringen kann, wie Visualisierungen oder Prozesse nach BPMN, fehlte einfach.“

Neue Mitarbeiterin, neuer Blickwinkel, neue Software

Mitte 2024 stieß Annabell Wermter zur di-Tra Consulting GmbH. Mit einem Hintergrund in Wirtschaftspsychologie und Erfahrungen im Qualitätsmanagement ging sie ihre Aufgaben mit völlig neuem Blickwinkel an. Leon Helmers beschreibt: „Annabell kommt nicht aus dem Steuerkontext, sondern aus anderen Bereichen, in denen sie bereits mit modernen Wissensmanagement-Tools gearbeitet hat. Ihre Erfahrungen haben uns schnell gezeigt, dass unsere damalige Software nicht intuitiv genug war.“

Annabell schaute sich die vorhandene Software an. Schnell fiel ihr auf, dass die Lösung weder flexibel noch benutzerfreundlich war. „Ich saß vor der Software und hatte mehr Fragen, als ich Antworten bekam“, fasst die Beraterin rückblickend zusammen. „Es hat einfach keinen Sinn gemacht, da etwas aufzubauen, was nicht auf die individuellen Anforderungen eingehen konnte.“ Gemeinsam mit Leon suchte sie nach einer leistungsfähigeren Softwarelösung. Über den Austausch mit Berufskollegen stieß Leon schließlich auf Opti.Tax. Aus gutem Grund bildet diese Lösung die Bedürfnisse sowohl von beratenden Fachleuten als auch von Unternehmen ab.

Der Wechsel vom Papierflieger zum Passagierjet

Für Leon und Annabell bedeutete der Umstieg auf Opti.Tax eine Fülle neuer Möglichkeiten. Denn die Fachsoftware der hsp erzeugt nicht einfach nur ein Dokument. Mit Funktionen wie Prozessvisualisierung, dynamischen Anpassungsmöglichkeiten und Zusammenarbeit in der Cloud ermöglicht Opti.Tax eine völlig neue Art der Dokumentation. Erzeugt wird ein lebendiges Prozesshandbuch, während die Pflichterfüllung ganz nebenbei passiert. Helmers betont: „Mit Opti.Tax sind wir nicht auf ein starres Format begrenzt. Wir können die Plattform flexibel an die Bedürfnisse unserer Mandanten anpassen und echte Mehrwerte schaffen.“

Ein wesentlicher Vorteil von Opti.Tax ist seine Flexibilität. So kann jede Fachperson die Software genau auf ihre Bedürfnisse zuschneiden. Leon Helmers erklärt: „Man ist (…) in der Software sehr frei, das zu machen, was man will. Gerade für Unternehmen, die Wissensmanagement betreiben oder Prozesse optimieren wollen, ist das ein riesiger Mehrwert.“ Prozesse lassen sich detailliert abbilden, sowohl als Dokument als auch visuell. Dies hat den Vorteil, dass auch Laien die Abläufe im Unternehmen nachvollziehen können.

Beispiel aus der Praxis: Onboarding mit Verfahrensdokumentation 

Wie aus dem theoretischen Konstrukt Verfahrensdokumentation ein lebendiges Werkzeug für Mitarbeitende wird, skizziert Annabell anhand des Themas Onboarding. Laut der Beraterin können Onboarding-Prozesse mithilfe der Opti.Tax-Verfahrensdokumentation effizienter gestaltet werden. „Man schafft eine Plattform, auf der alle Mitarbeitenden mitarbeiten und Feedback geben können“, führt Annabell aus. „Das erleichtert nicht nur das Onboarding, sondern sorgt dafür, dass Wissen nicht verloren geht.“ Diese Funktionalität ist besonders für Unternehmen interessant, die ihre internen Abläufe verbessern und von echten, im Arbeitsalltag bemerkbaren Mehrwerten profitieren möchten. 

Als weiteren Pluspunkt sehen Leon und Annabell die intuitive Bedienung. Das heißt nicht, dass keine Einarbeitung benötigt wird. Vergleichbar mit einem Cockpit in einem Airbus, sollten Nutzer:innen das grundsätzliche Bedienkonzept kennen, um erfolgreich ans Ziel zu kommen. Um dies zu gewährleisten, werden Opti.Tax-Neulinge an die Hand genommen. Leon berichtet: „Wir hatten ein Onboarding mit Paul Liese, bei dem wir unsere individuellen Anforderungen durchgehen konnten. Es war schnell klar, dass die Software unseren Erwartungen mehr als gerecht wird.“ Annabell ergänzt: „Die vielen Lernvideos und Hilfestellungen machen es einfach, sich zurechtzufinden. Selbst wenn man nicht aus der Steuerbranche kommt, wird man gut abgeholt.“

Kurzer Draht zum Hersteller begeistert Fachleute

Ein weiterer Pluspunkt ist die Partnerschaft mit der hsp. Leon beschreibt die Zusammenarbeit als sehr bereichernd: „Ich sehe mich auch ein bisschen als Dolmetscher zwischen Steuerberater und IT. Wenn mir ein Softwarehersteller etwas anbietet, dann möchte ich, dass alles optimal läuft. Und genau dieses Gefühl habe ich bei der hsp.“ Die einzigartige Feedbackkultur sorgt dafür, dass Opti.Tax praxisnah aufgebaut ist wie kaum eine andere Fachsoftware.

Zu den kommenden Prioritäten des Hamburger Softwareentwicklers zählt das Thema Cloudsoftware. Der Trend geht klar in diese Richtung, weshalb die hsp mit Hochdruck an einer Cloudversion von Opti.Tax arbeitet. Bei dem Funktionsumfang und dem Qualitätsanspruch – sowohl vom Hersteller als auch von den nutzenden Fachpersonen – eine Mammutaufgabe. Doch die Cloudlösung wird kommen. Leon Helmers und Annabell Wermter sind schon gespannt. Und bis dahin begeistern sie mit dem leistungsstarken, sicheren Windows-Client ihre Kund:innen.

Fazit: Opti.Tax als Gamechanger

Vor der Entscheidung für eine bestimmte Software sollte die Frage stehen: Was möchte ich letztendlich erreichen? Mit der Erstellung einer Verfahrensdokumentation beispielsweise können Unternehmen unterschiedliche Ziele verfolgen. Möchte ich einfach nur die Pflicht erfüllen? Oder möchte ich eine Dokumentation meinem Unternehmen, meinen Mitarbeitenden als Tool zur Verfügung stellen? Anschließend können die Softwarelösungen nach Kriterien wie Zukunftssicherheit, Datenschutz, Verlässlichkeit und Bedienbarkeit sortiert werden.

Leon Helmers und Annabell Wermter haben mit Opti.Tax ein Werkzeug gefunden, mit dem sie ihre Ziele am besten erreichen können. Die gebotene Flexibilität, die Tiefe, die Praxisnähe, die fachliche Führung sowie die Nähe zum Hersteller bilden ein Gesamtpaket, das Potenzial für viele erfolgreiche Projekte bietet. Passenderweise fasst Leon zusammen: „Die wiederkehrenden Tätigkeiten müssen runter, individuelle Beratung und Zusatzleistungen müssen rauf. Das ist die Zukunft, und Opti.Tax hilft uns, genau das zu erreichen.“