Häufig fehlen die notwendigen Dokumentationen, die Übergaben sind improvisiert – und die Prozesse zwischen Kündigung und Neueinstellung alles andere als standardisiert. Die Konsequenzen: doppelte Arbeit, vermeidbare Fehler und jede Menge Zeitverlust. Genau hier setzt Opti.Tax an mit der Möglichkeit, strukturierte Prozessdokumentationen zu erstellen. Diese können unterschiedlich dargestellt und zentral in der Opti.Tax Cloud bereitgestellt werden.

Die vielfältigen Möglichkeiten sind deshalb so wichtig, da viele Unternehmen von individuellen Arbeitsweisen im Alltag geprägt sind. Wenn überhaupt, existieren Prozesse nur theoretisch – oft irgendwann mal in Workshops oder von Unternehmensberatungen erarbeitet, irgendwo abgelegt und vergessen. Zu Beginn wird sich noch die Mühe gemacht, den Mitarbeitenden die Prozesse zu vermitteln. Doch spätestens dann, wenn ein Teammitglied die Abteilung verlässt, kommen die definierten Abläufe durcheinander. Ohne ein standardisiertes Onboarding schaffen sich neue Mitarbeitende ihre eigenen Prozesse, Abteilungen arbeiten aneinander vorbei, Projekte geraten ins Stocken.

Die Folgen:

• Fehlende Konsistenz in der Aufgabenerledigung
• Zeitaufwändige Einarbeitung
• Überlastung bestehender Teams
• Steigende Fehlerquote
• Geringere Arbeitszufriedenheit

Umfassende Referenzierung direkt im Prozess

Um die Individualität jedes Unternehmens im Detail abbilden zu können, geht die Datenerfassung bei Bedarf in die Tiefe. So kann jeder einzelne Prozessschritt mit umfangreichen Informationen angereichert werden. Dazu zählen:

• zuständige Personen in klar definierten Rollen: Verantwortlich, Bearbeiter, Berater oder zu Informierende
• verknüpfte Dateien, etwa Arbeitsanweisungen oder Nachweisdokumente
• externe Links zu Dokumenten in SharePoint oder anderen Verzeichnissen
• Anbindungen an externe Tools, wie z. B. das d.velop process studio
• relevante Risiken, etwa im Rahmen eines Internen Kontrollsystems (IKS)
• wiederkehrende Aufgaben, wie etwa Kontrollmaßnahmen im Vier-Augen-Prinzip

So entsteht nach und nach ein vollständiges, prozessbasiertes Wissenssystem, das alle Beteiligten einbindet und zuverlässig durch komplexe Abläufe führt.

Einheitlich, effizient und zukunftsfähig

Damit auch nach Personalwechseln die eingeführten Abläufe im Arbeitsalltag gelebt werden, brauchen Unternehmen einheitliche, nachvollziehbare und lebendige Prozesse. Opti.Tax unterstützt Fachleute und Teams dabei, entsprechende Prozesse zu erfassen oder zu planen und darzustellen. Die so etablierten Standardabläufe schaffen Klarheit und Konsistenz in der täglichen Arbeit und Sicherheit im Umgang mit Aufgaben. Sie reduzieren Interpretationsspielräume und ermöglichen einen gleichbleibend hohen Qualitätsstandard – unabhängig davon, wer eine Aufgabe übernimmt.

Gleichzeitig fördert die Struktur eine effiziente Datenverwaltung, weil relevante Informationen genau dort hinterlegt sind, wo sie benötigt werden. Prozesse lassen sich gezielt analysieren und bei Bedarf optimieren. Neue Mitarbeitende profitieren von einer klaren Orientierung und können sich schneller in bestehende Strukturen einarbeiten. Das steigert Produktivität, Zufriedenheit und Motivation im Team.

Weniger Sackgassen, mehr Struktur

Abteilungen und Teams arbeiten nahtlos zusammen, weil es klare Schnittstellen, Zuständigkeiten und Kommunikationswege gibt. Medienbrüche werden vermieden, Abstimmungen beschleunigt. Durch diese Klarheit entsteht ein Arbeitsumfeld, das weniger fehleranfällig ist, rechtssicher dokumentiert wird und auf Dauer tragfähig bleibt.

Unternehmen gewinnen dadurch nicht nur in der Gegenwart, sondern auch mit Blick auf die Zukunft: Strukturierte Prozesse sind die Voraussetzung dafür, Wachstum zu bewältigen, ohne in Ineffizienz oder organisatorisches Chaos abzurutschen. Neue Projekte lassen sich reibungslos integrieren – auf Basis bewährter Abläufe.

Vernetzung mit Microsoft 365: immer auf dem neuesten Stand

Die Opti.Tax Cloud ergänzt die Prozessdokumentation um zentrale Funktionen für Zusammenarbeit und Kommunikation. Und mit der Microsoft-365-Integration wird die Aktualität zur Selbstverständlichkeit:

• Alle Prozessbeteiligten werden automatisch informiert, wenn sich Prozesse verändern oder neu veröffentlicht werden – per E-Mail oder direkt in der Teams-App der Opti.Tax Cloud 
• Aufgaben aus Prozessdokumentationen landen automatisch in Microsoft To Do und erscheinen damit auch in Outlook 
• So bleibt nichts liegen, niemand wird vergessen – und alle arbeiten auf Basis der neuesten Informationen 

Die Vorteile auf einen Blick:

• einheitliche, nachvollziehbare Prozesse
• schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeitender
• klar definierte Schnittstellen zwischen Abteilungen
• minimiertes Risiko bei Personalwechsel
• höhere Arbeitsqualität und weniger Fehler
• Revisionssicherheit und IKS-konformes Arbeiten
• Zukunftssicherheit durch skalierbare Strukturen
• direkte Aufgabenverteilung über Outlook & Teams

Fazit: Wissen sichern, Wachstum ermöglichen.

Prozesse sind das Rückgrat erfolgreicher Unternehmen. Mit Opti.Tax und der Opti.Tax Cloud wird aus informellem Wissen ein strukturiertes, zukunftsfähiges System. Die Kombination aus BPMN, umfassenden Referenzen und digitaler Zusammenarbeit sorgt dafür, dass Wissen nicht verloren geht – sondern geteilt, verstanden und weiterentwickelt werden kann.