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In Zeiten steigender regulatorischer Anforderungen und wachsender Risiken wird die Bedeutung eines Internen Kontrollsystems (IKS) immer deutlicher. Dabei geht es nicht nur um eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch um Effizienz, Sicherheit und Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens. Über Voraussetzungen, Notwendigkeiten und aktuelle Anforderungen haben wir mit IKS-Experte Torsten Stockem gesprochen.
Torsten ist Geschäftsführer und Partner der Energiesozietät und bringt langjährige Erfahrung im Bereich Compliance-Management mit. Sein Spezialgebiet seit jeher ist das Interne Kontrollsystem (IKS), eines der wesentlichen Bestandteile der Unternehmensführung. Es umfasst Regelungen, Verfahren und Maßnahmen, die darauf abzielen, die Sicherheit, Ordnungsmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit aller Prozesse und Aufgaben zu gewährleisten. Das IKS dient dazu, Risiken zu minimieren, Unternehmenswerte zu schützen und die Zuverlässigkeit der Berichterstattung sicherzustellen.
Um ein effektives IKS zu entwickeln, können sich Unternehmen an den folgenden fünf Hauptkomponenten orientieren:
- Kontrollumfeld: Dies bildet die Grundlage des IKS und umfasst die Unternehmenskultur, die ethischen Werte, die Organisationsstruktur und die Führungsphilosophie.
- Risikobewertung: Dieser Prozess identifiziert und bewertet Risiken, die die Erreichung der Unternehmensziele beeinträchtigen könnten.
- Kontrollaktivitäten: Diese beinhalten spezifische Maßnahmen und Verfahren, um identifizierte Risiken zu minimieren, wie Genehmigungsverfahren und Trennung von Aufgaben.
- Information und Kommunikation: Effektive Informations- und Kommunikationssysteme sind entscheidend, um sicherzustellen, dass relevante Informationen zeitnah und genau an die richtigen Personen weitergeleitet werden.
- Überwachung: Diese Komponente umfasst die laufende Überprüfung und Bewertung der Wirksamkeit des IKS.
IKS: von vielen Unternehmen unterschätzt
Es existieren zwei starke Treiber zur Erstellung und Implementierung eines IKS in einem Unternehmen. Treiber Nummer eins: die gesetzlichen Vorgaben. Allerdings merkt Paul Liese im Gespräch mit Torsten Stockem bereits zu Beginn an, dass die gesetzlichen Verpflichtungen kaum Wirkung zeigen. Treiber Nummer zwei dagegen wartet mit überzeugenden Argumenten auf: die vielen Mehrwerte, die ein IKS einem Unternehmen bringen würde. Ein gut strukturiertes IKS hilft nicht nur bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern säubert auch die Unternehmensprozesse von Risiken durch Fehler und Betrug.
Unternehmen, die sich einfach nur auf ihr Glück verlassen, sehen sich oftmals mit erheblichen finanziellen und rechtlichen Konsequenzen konfrontiert. Ein fehlendes IKS wirkt gegenüber Stakeholdern und Mitarbeitenden wenig vertrauenserweckend. Dem gegenüber stehen Mehrwerte, die Aufwand und Kosten eines IKS mehr als aufwiegen. Beispielsweise der Schutz vor Geldwäscheverdacht, kostspieligen Diebstählen und fatalen Prozessausfällen.
Implementierung eines IKS: Herausforderung, die sich auszahlt
Die erfolgreiche Einführung eines IKS hängt laut Torsten Stockem von zwei wesentlichen Faktoren ab: der IT und den Menschen. Bei der IT kommt es darauf an, sie möglichst weit zu optimieren. Der Faktor Mensch bleibt unberechenbar, doch mit der Bereitschaft, bei Bedarf externe Beratung in Anspruch zu nehmen, wachsen die Chancen für eine erfolgreiche Umsetzung.
Grundlage für die Erstellung eines IKS ist immer eine Verfahrensdokumentation. Dabei ist nicht, wie Paul und Torsten immer wieder erleben, das belegersetzende Scannen gemeint. Um die Risiken im Unternehmen betrachten zu können, müssen alle Prozesse dokumentiert sein. Anschließend warten auf die Unternehmen folgende Schritte:
- Risikobewertung: Nach der Prozessaufnahme ist es wichtig, potenzielle Risiken zu identifizieren und zu bewerten. Hierbei sollten auch externe Faktoren wie gesetzliche Änderungen berücksichtigt werden.
- Implementierung von Kontrollmaßnahmen: Basierend auf der Risikobewertung sollten geeignete Kontrollmaßnahmen definiert und implementiert werden.
- Schulung der Mitarbeitenden: Um sicherzustellen, dass das IKS effektiv funktioniert, sollten alle Mitarbeitenden geschult werden. Dies hilft, ein Bewusstsein für die Bedeutung des IKS zu schaffen.
- Überwachung und Verbesserung: Ein IKS ist ein dynamisches System, das regelmäßig überwacht und angepasst werden sollte, um sicherzustellen, dass es effektiv bleibt.
Externe Beratung erleichtert IKS-Erstellung
Qualifizierte externe Berater:innen können eine wichtige Rolle bei der Implementierung und Optimierung eines IKS spielen. Sie bringen detailliertes Fachwissen und Erfahrung mit, die für den Aufbau eines effektiven Systems unverzichtbar sind. Zudem sind externe Fachpersonen deutlich im Vorteil, wenn es um objektive Bewertungen, notwendige Veränderungen und neutrale Risikobewertungen geht.
Allerdings hat die Wahl der richtigen Berater:innen erhebliche Auswirkungen auf das Ergebnis. Daher sollten Unternehmen nicht gleich die erstbesten Unternehmensberater oder die bekanntesten Namen beauftragen. Viel wichtiger ist es, Expertinnen und Experten für das Thema Internes Kontrollsystem zu finden. IKS-Fachleute mit langjähriger Erfahrung bringen nicht nur Know-how mit, sondern kennen auch die besten Tools und Methoden und arbeiten häufig mit Musterrisiken.
Technologien heben das IKS auf ein neues Level
Die Bedeutung moderner Technologien fürs IKS wächst immer weiter, sowohl für die Phase der Erstellung als auch zur Pflege und Nutzung des IKS. Automatisierungstools und Softwarelösungen helfen Unternehmen, Risiken vollständig zu erfassen, Prozesse zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Darüber hinaus unterstützen digitale Lösungen bei Datensicherung und -verwaltung.
Folgende Technologien unterstützen Unternehmen bei der Implementierung eines IKS:
- ERP-Systeme: Diese Systeme helfen, verschiedene Geschäftsprozesse zu integrieren und zu automatisieren.
- Compliance-Management-Software: Diese Tools unterstützen Unternehmen bei der Einhaltung von Vorschriften und der Dokumentation von Prozessen.
- Data Analytics: Mit Hilfe von Datenanalysen können Unternehmen potenzielle Risiken frühzeitig erkennen und geeignete Maßnahmen ergreifen.
Fazit: einfach starten, Schritt für Schritt vertiefen
Kein Unternehmen muss sich vor dem Thema Internes Kontrollsystem fürchten. Es existieren bereits bewährte Systeme und Technologien, erfahrene Fachleute und etablierte Vorgehensweisen. Der Einstieg erfolgt über ein Thema, eine Dokumentation, eine Steuerart – vertieft wird nach und nach. Auf der anderen Seite darf sich das Unternehmen über Mehrwerte freuen, die dessen Stabilität und Zukunftsfähigkeit deutlich erhöhen dürften. So hilft ein wirksames IKS nicht nur bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, sondern schützt auch vor finanziellen und rechtlichen Risiken. Fast beiläufig werden Prozesse optimiert, Kosten gesenkt und Mitarbeitende entlastet.
Unternehmen sollten die Implementierung eines IKS als eine Investition in ihre Zukunft betrachten, die sich langfristig auszahlen wird. Durch die Einbeziehung von Mitarbeitenden, die Nutzung moderner Technologien und gegebenenfalls die Unterstützung durch externe Berater können Unternehmen ein effektives und nachhaltiges IKS aufbauen.
Wirksames Internes Kontrollsystem: Aktuelles in 2025 mit Torsten Stockem
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