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Von Paul Liese
Kommunikation ist allgegenwärtig. Sie ist das Herzstück jeder Zusammenarbeit. Jeder Informationstransfer stellt eine Form der Kommunikation dar. Besonders viel wert ist die Kommunikation zwischen Menschen. Ohne sie geht nichts. Genau das gilt auch für Opti.Tax, insbesondere in den Modulen Finanzreporting und Compliance Dokumentation. Wenn wir unsere Software weiterentwickeln, stellen wir die Kommunikation in den Mittelpunkt. Aber was genau meine ich damit und wie wirkt sich das Ganze in der Praxis für Sie aus?
Nehmen wir das Thema Finanzreporting. Im Modul Finanzreporting dreht sich alles um den Austausch zwischen Unternehmen, Finanzverwaltung und anderen Interessierten:
- Die E-Bilanz dient dazu, den Jahresabschluss an das Finanzamt zu übermitteln und über das wirtschaftliche Ergebnis des Unternehmens zu informieren.
- Die Offenlegung oder Hinterlegung beim Bundesanzeiger stellt sicher, dass die Öffentlichkeit über das Unternehmensresultat informiert wird.
- Der digitale Finanzbericht (DiFin) sorgt dafür, dass Banken die relevanten finanziellen Informationen eines Unternehmens erhalten.
Im Modul Compliance Dokumentation geht es ebenfalls um Informationsfluss, allerdings mit einem anderen Fokus:
- Datenschutz-, Kassen- oder Verfahrensdokumentationen kommunizieren Prozesse und damit verknüpfte Referenzen wie Software und Personen. Darüber hinaus informieren diese Dokumentationen über Risiken, Kontrollen in einem IKS (Internes Kontrollsystem) und TCMS (Tax Compliance Management System).
- Prozessdokumentationen richten sich nicht nur an externe Interessierte, sondern auch an interne Mitarbeitende, die sich schnell und einfach über Abläufe informieren können.
- Die Kommunikation erfolgt hier von den Prozessverantwortlichen an die Prozessteilnehmenden – „Wie war das nochmal?" ist eine Frage, die mit einer guten Dokumentation leicht zu beantworten ist.
Starke Veränderungen bei Kommunikation im Berufskontext
Über die vergangenen zwei Jahrhunderte hat sich die Kommunikation stark gewandelt, besonders massiv über die vergangenen 20 Jahre. Früher dominierten das persönliche Gespräch und das Telefon. Später kamen das Fax und die E-Mail hinzu. Heute erleben wir einen erneuten Wandel: Die interne Kommunikation erfolgt in vielen Unternehmen fast ausschließlich über Microsoft Teams. E-Mails innerhalb des Unternehmens? Oft verpönt. Der neuen Realität entsprechend haben wir uns die Frage gestellt: Warum also nicht die Opti.Tax-Plattform in diese Umgebung bringen?
Mit diesem Gedanken haben wir Opti.Tax in die Microsoft-365-Welt integriert. Der erste Schritt war die Schnittstelle zu Microsoft ToDo. Aufgaben aus der Opti.Tax-Plattform werden automatisch mit Microsoft ToDo synchronisiert. So können Anwender:innen ihre Aufgaben in Outlook, Teams oder direkt in ToDo im Blick behalten. Im zweiten Schritt haben wir eine Opti.Tax-App für Microsoft Teams entwickelt.
Opti.Tax-App für Teams mit vielen Vorteilen
Nach einer intensiven Entwicklungsphase ist die App seit einigen Wochen im Microsoft Teams App Store verfügbar. Doch was kann diese App? Die Antwort lautet wenig überraschend: Kommunikation.
Opti.Tax-Nutzer:innen sparen mit der Opti.Tax-App für Microsoft Teams viel Zeit:
- Sie erhalten in Teams Benachrichtigungen, wenn ihnen eine Aufgabe zugewiesen wird, eine Aufgabe erledigt wurde oder weitergeleitet wurde.
- Auch Chat-Nachrichten aus Aufgaben können direkt in Teams beantwortet werden.
- Sie werden informiert, wenn ein neues Dokument bereitgestellt oder eine Prozessbeschreibung veröffentlicht wurde.
- Sogar kleine Änderungen in Prozessen, wie das Hinzufügen eines Kommas, werden in der Opti.Tax Cloud Teams App angezeigt.
Die Opti.Tax-App für Microsoft Teams ist nur mit einer gültigen Opti.Tax-Lizenz nutzbar. Nach der Installation sowie einer Freigabe durch den Administrator ist die App einsatzbereit.
Kommunikation dort, wo Sie sind
Warum betreiben wir einen solchen Aufwand? Weil Kommunikation dort stattfinden muss, wo die Menschen sind. Und weil Kommunikation am besten direkt funktioniert – und nicht über Umwege. Was haben Ihre Mitarbeitenden von Benachrichtigungs-E-Mails, wenn diese ständig übersehen werden? Und wie konzentriert lässt sich arbeiten, wenn die einen Nachrichten hier, die anderen dort bei den Mitarbeitenden eintreffen? Sind wir nicht alle überflutet von Kommunikationswegen, Postfächern und Messengern, die wir im Blick behalten sollen?
Die App bringt die Opti.Tax-Kommunikation an den Ort, wo sich viele Nutzer:innen ohnehin täglich aufhalten. So gehen wichtige Informationen nicht unter, alle bleiben auf dem Laufenden – direkt in Teams, Outlook oder ToDo. So bleibt Kommunikation effizient und zielführend. Wir nennen das: medienbruchfrei.
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